¿Cómo formular la estructura de un plan de formación?
Un plan de formación debe ser preciso y estructurado. Es importante que esté alineado con las necesidades de la compañía.

José Manuel Vecino, especialista en gerencia de Gestión Humana y en diseño de ejecución y coordinación de capacitación, considera que el proceso de administración y gerencia en los procesos de entrenamiento tienen que apoyar el marco estratégico corporativo frente a la formación e impulso de las competencias que la empresa necesita.

“Es imprescindible tener clara cuál es la filosofía de un programa de desarrollo humano. Debe estar orientado al fortalecimiento de las habilidades de las personas. De esta manera, se interiorizan las competencias y se dará un mayor alcance y sentido a la labor que se realiza cada día”, indica el experto.

Yeini Ensuncho, psicóloga organizacional y quien se ha desempeñado como directora de capacitación en diferentes compañías, aconseja que uno de los puntos para iniciar con un proceso de capacitación es la evaluación del diagnóstico de las necesidades de la empresa.

Ese diagnóstico se puede realizar mediante un formato que el líder de departamento llena con sus colaboradores, donde determinan qué es lo más importante a capacitar. La experta asegura que pueden ser sesiones técnicas enfocadas hacia una labor específica, pero que sea vital para lograr los resultados del negocio.

Así mismo, pueden ser corporativas. Estas son las que se enlazan propiamente el bienestar de los trabajadores y abarcan su aspecto personal. “Si los empleados necesitan conocer conceptos relacionados con el manejo efectivo del tiempo, el estrés y la productividad, entre otros, le agregan valor a su vida profesional e interiormente se sentirán a gusto, y lo reflejarán en sus relaciones interpersonales dentro y fuera de la empresa”.

Después de hacer el diagnóstico se puede empezar a estructurar el programa. También recalca que la logística es un aspecto a tener en cuenta para la realización de las capacitaciones y que está relacionada con el presupuesto, las herramientas y personas que van a intervenir en su organización y ejecución.

“El apoyo en los proveedores de la empresa para realizar las capacitaciones es algo que contribuye a que se disminuyan costos en el presupuesto que se brinda para hacerlas. Lo anterior, por cuanto suele suceder que las compañías ofrecen valores agregados con la compra de sus productos y los talleres o actividades de formación son parte de ellos”.

Igualmente, esto sucede con las capacitaciones que sobre salud ocupacional se necesiten. Las Administradoras de Riesgos Profesionales (ARP) brindan estas capacitaciones. Por ejemplo, las relacionadas a las posturas en los sitios de trabajo de acuerdo a cada área, charlas formativas respecto al manejo de herramientas o sustancias y prevención de accidentes, entre otras.

También resalta que cuando en la compañía existe personal altamente competente en una materia, ellos pueden brindar la capacitación. Por otro lado, las empresas tienen la opción de enviar a sus empleados a capacitaciones más puntuales y de mayor duración como las especializaciones, maestrías o estudios de doctorado.

En cuanto a la evaluación sobre las capacitaciones, Yeini Ensuncho presenta varias alternativas que permiten definir la efectividad de las mismas. “Una de ellas se realiza con indicadores de gestión, que presentan cuánto ha sido el aumento de la productividad que desarrolla la persona luego de la capacitación. Otra es el registro que sobre ellas se tenga en la firma de asistencia del personal”.

Así mismo, enfatiza la importancia de elaborar una encuesta para saber la percepción sobre la capacitación y en la que se pueden ubicar los puntos que podrían ser reforzados más adelante.
De igual forma, insiste en que hacer un protocolo de contenido en donde quede formalizado todo el proceso que se realizó favorece procesos, como los enlazados con las normas ISO que consagran como norma obligatoria el compendio de actividades como estas.

“En ese protocolo de contenido irá el nombre del curso que se dictó, los objetivos, los temas a tratar, las fechas en que se dictó y se incluirán las listas de los asistentes”, indica la experta.

Evaluación

Donald Kirkpatrick, experto en temas de formación, desarrolló un modelo simple y flexible para evaluar en cuatro niveles el impacto que un programa de formación corporativa puede tener en una organización.

1. Reacción o satisfacción: Este nivel busca responder cuál fue la acogida que tuvo la actividad con los participantes. Así mismo, determina en qué medida se valoró la acción capacitadora.

2. Aprendizaje: Ayuda a vislumbrar si las personas desarrollaron los objetivos que se tenían presupuestados. Se determina el grado de conocimiento adquirido.

3. Comportamiento: Este aspecto permite ver si las personas han transferido a su trabajo el conocimiento que adquirieron.

4. Resultados: El objetivo de este nivel es saber cuál fue el impacto que se dimensiona en cuanto a cantidad y cualidad para compararlos con los objetivos esperados. Aquí se descubre si en verdad la capacitación fue la conveniente.

Algunas recomendaciones

Los siguientes aspectos se pueden tener en cuenta para que la capacitación tenga el impacto deseado:

• Concretar el grupo al que se dirigirá la capacitación. Lo aconsejable es tener en los mismos grupos niveles iguales organizacionales, así se atenderán los propósitos del programa o curso que se realice.

• Conocer con anterioridad el tipo de público al que se va a dirigir la capacitación, pues no todos necesitan el mismo tipo de conocimiento en el tema que se va a tratar.

• Definir el presupuesto que será utilizado para realizarla. Así se podrán unificar en toda la empresa los dineros que se utilizarán en temas de capacitación y desarrollo.

• Saber el tiempo con el que se dispondrá para realizarla y difundir en la organización cuál será su duración con el objeto de establecer un orden en las tareas que se están desarrollando.

• Tener en cuenta el tamaño de la compañía. Así se realizará un plan a la medida y a lo que realmente se requiere.

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